De opdracht

C. Den Ouden Montage specialiseert zich in de montage van keukens en maatwerk kasten. Met vele grote opdrachtgevers door het land verspreid was dit een financiele rompslomp om alles te documenteren.

Webfresh is gevraagd om mee te denken met het digitaliseren van deze bonnen, en ook vooral administratief te vergemakkelijken. Vanuit Webfresh zijn we uiteindelijk tot een online oplossing gekomen voor het invullen en versturen van online formulieren.

De online formulieren hebben een aantal belangrijke functionaliteiten waaronder:

  • Functionaliteit welke conditioneel bepaalt welke ontvangers het resultaat toegestuurd krijgen in PDF.
  • Het digitaal zetten van een handtekening en deze toevoegen aan de PDF.
  • De mogelijkheid om foto’s te uploaden.
Opleverbon Mockup

Het digitale formulier

Het doel is om de papieren opleverbonnen te digitaliseren welke de administratie vergemakkelijken maar ook gebruiksvriendelijk blijven. Middels formulieren in WordPress hebben we dit mogelijk gemaakt.

De invoervelden zijn zorgvuldig geselecteerd en dynamisch gemaakt om een compleet en functioneel formulier te creëren, dat eenvoudig te gebruiken is voor alle betrokkenen.

Conditionele Logica

Om het formulier  gebruiksvriendelijk te houden en onnodige ruis te voorkomen, hebben we gekozen voor een strategische toepassing van conditionele logica op de backend.

Conditionele logica houdt in dat velden automatisch reageren op de invoer van andere velden, afhankelijk van specifieke voorwaarden. Dit resulteert doorgaans in het verschijnen of verdwijnen van velden, gebaseerd op de ingevoerde gegevens.

Deze logica is zorgvuldig geïmplementeerd om een efficiënte en intuïtieve gebruikerservaring te garanderen, waarbij alleen relevante informatie wordt getoond en verwerkt.

Opleverbon Sign

Handtekening

Het formulier moet ook een mogelijkheid tot digitale handtekeningen bevatten. Dit hebben we gedaan middels maatwerk functionaliteit, welke de mogelijkheid bied dit te verwezenlijken.

Versturen

Na het invullen van het volledige formulier wordt automatisch een e-mail gegenereerd en verzonden naar de opdrachtgever, klant en monteur.

De e-mail bevat de ingevulde gegevens en een bijgevoegd PDF-bestand, waardoor alle betrokken partijen direct toegang hebben tot de benodigde informatie.

Opleverbon inzending

Het resultaat

Na het succesvol invullen van het formulier, wordt deze verstuurd naar alle betrokkenen. In dit geval is dit de gekozen opdrachtgever, de eindklant en de eigenaar van C.den ouden montage.

Dit formulier wordt ook geautomatiseerd omgezet in een PDF variant, zodat het opslaan hiervan ook eenvoudig wordt.